14 Normas de Etiqueta en el Email -Más allá de cortesías

Por Bryan Seawell, autor invitado a El Centro del Dinero

Cuando se trata de nuestra comunicación interpersonal, todos podemos comprender la importancia de las habilidades en el trato con la gente. Simplemente, nos ayudan a conseguir resultados. La opinión que tengan los demás sobre nosotros, está determinada por nuestra comunicación. Que piensen que somos conocedores o ignorantes, agradables o molestos, profesionales o inmaduros, se alcanza por la comunicación. En las conversaciones cara-a-cara o por teléfono, tenemos más control sobre las impresiones que causamos.

¿Y en el Internet?

En el Internet no es tan fácil controlar la manera en que nos perciben, y, sin embargo, es más importante. ¿Por qué? -Porque lo que escribes y la manera en que utilizas el correo puede resultar en la posibilidad de que se lea, se responda o, incluso, de que llegue a su destino. También impacta, claro, el tipo de respuesta que puede producir. Además, hay muchas ‘trampas tecnológicas’ en las que es fácil caer. ¿Has visto cómo algunas personas responden con sensibilidad, o totalmente iracundos, a un gran grupo utilizando la llave “responder a Todos”?

Antes de que digas “ya lo sé” y pares de leer este artículo, date cuenta de que cada uno de nosotros podemos sacar provecho de unos cuantos recordatorios en el uso correcto del email, no solamente desde un punto de vista personal sino desde una perspectiva de negocios. Si estás haciendo un negocio en el Internet, y usando el email para comunicarte con tus clientes, entondes este artículo es obligatorio. Puede ser que ya conozcas algunos de estos consejos, pero hasta los usuarios más experimentados encontrarán algunas normas que no conocían o que romperlas se les ha convertido en hábito.

1. Piensa, Escribe, y Piensa Otra Vez

El email es un canal estático, de una sola via. Distinto a la comunicación en vivo, no hay forma de tener una retroalimentación inmediata (de las expresiones faciales o las respuestas de la voz) para saber si estamos siendo efectivos, o se nos está comprendiendo. Así que piensa dos veces antes de pulsar la llave de “enviar”. ¿Hay ALGUNA posibilidad de que el receptor pudiera mal interpretar lo que quieres que comprenda? ¿Tus ideas parecen abruptas, iracundas, rudas? ¿Podría este mensaje dañar accidentalmente tu reputación? Las palabras escritas a la carrera, pueden reflejar ausencia de sentimientos y distorsionar la emoción concreta que tenías al escribir. Podrías estar sonriendo al escribir, pero tu nota podría sonar sarcástica o mal intencionada. Recuerda -hay una persona del otro lado, no solamente un ordenador.

2. Un ‘Asunto’ Con Sentido

Esto es lo primero que verá tu lector, así que utiliza el espacio para ayudarle a comprender el contenido del email antes de que lo abra. Usando la misma norma anterior, escribe un asunto que se relacione al mensaje que estarás enviando, en vez de dejar en blanco la línea de asunto. Sin una línea de asunto, tu mensaje será visto como otro correo basura -no todo el mundo te reconocerá por la dirección email. Muchos proveedores del servicio Internet filtran los correos y una línea de asunto en blanco es una luz roja. Evita palabras genéricas como “Hola” o “Mira esto” para evitar que el software antivirus o antispyware eliminen tu mensaje.

3. El Inicio, y el Final

Siempre debes utilizar un saludo, aunque sea corto. Empieza tus mensajes con “Hola” o “¿Qué tal?”, o “Estimado…”, cualquier frase que funcione bien para la persona a la que está dirigido y refleje mejor tu personalidad. Piensa: Cuando llamas a alguien por teléfono, ¿no dices “hola” antes de decir algo? Los mensajes por email no tienen por qué ser diferentes. Como mínimo, dirige el email a la persona.

¡No olvides el final del mensaje! Siempre firma con tu nombre, y menciona “gracias” o “atentamente” o algo así. Puedes incluso poner una ‘firma’ que va al final de todo mensaje y que mostrará tu información automáticamente.

Protege la privacía de tus receptores -Utiliza “A”, “CC” y “BC” con discreción. Aquí tienes unas cuantas reglas:

Si tu mensaje se envía a una sola persona o dirección email, colócalo en el campo “A”. Esto irá hacia la persona que te debería contestar.

Cuando tu email se envía a más de una persona y todos los destinatarios realmente deben saber quién más lo recibe, pon las direcciones en el campo “CC”.

Para mensajes que se envían a muchos destinatarios que no tienen una razón real para saber los nombres y direcciones email de todos los demás, pon las direcciones en el campo “BC”

4. Echa una Mano a la Memoria

Cuando respondas a los emails, incluye una copia de las notas anteriores que has intercambiado con la persona. No solamente le envíes una nueva ‘conversación’. Yo puedo recibir 50 mensajes al dia, que requieren contestación y no siempre es posible recordar cada tema que he tratado con cada persona en lo individual. No hagas que tu lector tenga que hurgar entre los mensajes “enviados” o, peor, en la “papelera” para recordar tus mensajes anteriores.

5. Utiliza la ‘confirmación de lectura’… con discreción.

Existen casos en los que es es muy importante para ambas partes la confirmación de que el mensaje ha sido recibido. Pero en las actividades cotidianas no deberías solicitar que los destinatarios confirmen la lectura de todos y cada uno de tus mensajes. Es molesto tener que pulsar el pop up que surge cada vez que reciben tu email. Y es una invasión a su privacidad. No olvides que el que lo hayan recibido no implica que lo hayan leído, así que si tienes una ‘confirmación’ en realidad no pruebas nada. Y para las comunicaciones diarias ¿en verdad es necesario?

6. ¡URGENTE!

¡Ahí viene el lobo!. No envíes mensajes URGENTE o ALTA PRIORIDAD. Si tus destinatarios reciben mensajes marcados así, la exclamación pierde su efecto -excepto para reforzar lo importante que TÚ te crees. Deja esos mensajes para los casos de extrema importancia.

7. Evita los Formatos muy Complicados

Para los mensajes cotidianos no utilices colores, fondos, tipos de letra muy elegantes y otras “lindezas”. Mantén limpio tu mensaje. Esto lo hace más fácil de leer y de responder. Es mejor enviar mensajes en texto simple para asegurar que todo mundo lo lee, ya que no todo el mundo tiene preparado su email para recibir html. Te asombraría saber lo mal que se ven tus mensajes en un artefacto portátil o en una computadora más antigua. Si mantienes limpios los mensajes, ¡también cargarán más rápido!

8. ¡No GRITES!

Si escribes todo con mayúsculas, tu lector lo verá como si estuvieses gritantdo, o pensará que te dio pereza el uso de un formato correcto para tu texto. También es más difícil para los ojos -¿sabías que toma más tiempo leer algo escrito en mayúsculas que en texto normal?

9. Verifica sintaxis, ortografía y el uso de un formato correcto

¡Las incorrecciones al escribir reflejan una mala imagen te ti! Verificar la ortografía impedirá que pasen muchas palabras mal escritas pero también deberías revisar sintaxis y todo el resto del texto para el caso de que hubieras escrito una palabra incorrecta (aunque ortográficamente esté perfecta). Por ejemplo casa y caza, haber y “a ver”, has y haz. Todas son correctas y pasan libres bajo una revisión ortográfica automática, pero pueden decir cosas muy distintas. Utiliza las mayúsculas, la puntuación y el formato de una forma correcta. Cambia de párrafo cuando el asunto cambie, o cuando sea demasiado largo. No utilices un formato excesivo (demasiadas negritas, demasiados signos de exclamación, demasiadas interrogaciones, etc.)
Demasiado de cualquier cosa hará que tu mensaje sea más difícil de leer y lo que quieres es que sea fácil de leer y de entender.
Prueba, prueba otra vez hasta asegurar que tiene sentido, y nunca supongas que el lector sabe de lo que estás hablando. Clarifica. El tiempo que te lleva probar y verificar ortografía es mínimo comparado con la impresión duradera que produces si no te tomas el tiempo.

10. Dedica tiempo para responder

Aunque te envíen emails sobre algo que no requiere respuesta directa, haz el seguimiento de forma oportuna para hacerles saber que has recibido el mensaje. Es sorprendente ver cómo la gente pide consejo y ni siquiera responden con un simple “Gracias” cuando reciben respuesta. Un simple mensaje informando es suficiente. Y esto les deja saber que sí lo has recibido y que no se quedó atorado en algún lugar del ciberespacio.

11. Si no lo solicitaron ¡No lo mandes!

No importa que pienses que puede ser aceptable, no puedes enviar emails sobre tu producto o servicio a alguien que no te ha otorgado permiso previo. A menos que hayan solicitado que les envíes un email, o hayas hecho negocios previos con ellos, es ilegal enviar emails y punto. Cualquier destinatario puede reenviar tu email a su provedor de servicio de Internet y reportarte por enviar mensajes de email no solicitados. El famoso Spam.

Este reporte puede traer como consecuencia que eliminen todos los sitios web y direcciones email de la mayoría de los servidores. Te incorporarían a una lista de spammers con lo que los servidores no permitirían mensajes anexos a tu nombre de dominio.

Podrías pensar “pero todos los días recibo emails sobre productos y servicios que no solicité”. El envío de Spam es como pasar el límite de velocidad. Mucha gente lo hace, es contra la ley, y sin importar cuantas veces la libres, estás condenado a ser atrapado.

12. ¡Brevedad, brevedad, brevedad!

Si envías un email con varios anexos grandes, es mejor enviarlos en emails separados para que no resultes enviando un mensaje tan pesado que no se pueda abrir. O puedes intentar reducir tu mensaje con un archivo comprimido. No reduce mucho el tamaño de las imágenes o fotografías pero sí los archivos de texto, hojas de cálculo y programas. Es fácil de hacer y los hará más pequeños y manejables.

13. Cadenas, oraciones y causas nobles

Si suena demasiado bueno para ser verdad, no lo es. No reenvíes todo lo que te llega. Todos los hemos visto. Los mensajes cadena que te prometen que si reenvías a x número de personas, te pagarán cierta cantidad o ganarás un Ipod o una Blackberry. O que tu suerte cambiará para siempre. (Suponiendo que sea mala suerte). Todas son patrañas, fraudes, mentiras. El único resultado son enormes cantidades de transmisiones de emails. Reduce la velocidad de los servidores de todo el país (y del mundo). Si recibes uno de estos de un amigo, respóndele (de la mejor forma posible) y explícales por qué esto no es cierto y solicítales que ya no te los reenvíen.

14. ¿Virus, o consejos sobre virus?

Se distribuyen muchos virus por email disfrazados como advertencias ¡de virus! Si te reenvían una advertencia de virus, que usualmente contiene instrucciones para quitarlo de tu ordenador… verifica en Google ANTES de tomar cualquier acción. Hay probabilidades de que también sea un engaño. No quites el archivo “malo” de tu computadora. Pudieras estar quitando un componente fundamental para tu equipo.

Bueno, sé que ha sido mucha información de un golpe, pero te felicito por haber recorrido toda la lista y leído todo el artículo. Compártelo con tu familia, amigos y colegas.

Bryan Seawell es el orgulloso propietario de este artículo y posee un sitio llamado “consejos para el físico constructivismo“. Mira cómo te puede ayudar con su sitio y permítele compartir sus secretos aquí en su exclusivo sitio. Gracias por tu confianza en Bryan. Espero que te sea de utilidad.